เช็คลิสต์เตรียมย้ายจากโปรแกรมเดิมหรือสมุดบัญชี มาใช้ระบบใหม่

เลือกวันเริ่มระบบ (cut-over)

วันที่เหมาะที่สุดคือวันแรกของเดือน หรือวันแรกของรอบภาษี เพราะรายงาน ภ.พ.30 และงบการเงินจะไม่ต้องรวมตัวเลขจากสองระบบ ถ้าจำเป็นต้องเริ่มกลางเดือน ให้ยอมรับว่าเดือนนั้นต้องรวมมือหนึ่งครั้ง และวางแผนไว้ล่วงหน้า

ข้อมูลหลัก (master data) ที่ต้องเตรียม

เตรียมเป็นตารางเดียวต่อประเภท ตรวจชื่อซ้ำและรหัสซ้ำก่อน:

• สินค้า: รหัส ชื่อ บาร์โค้ด หน่วย ราคาขาย ต้นทุนล่าสุด และหมวด
• ลูกค้า: ชื่อ เลขผู้เสียภาษี ที่อยู่สำหรับใบกำกับภาษี เงื่อนไขเครดิต
• ผู้ขาย: ชื่อ เลขผู้เสียภาษี ประเภท (บุคคลธรรมดา/นิติบุคคล ใช้แยก ภ.ง.ด.3/53) เงื่อนไขชำระ
• พนักงาน: เลขประจำตัวประชาชน วันเริ่มงาน เงินเดือน ค่าลดหย่อน
• ผังบัญชี: ถ้ามีสำนักงานบัญชี ขอผังที่ใช้อยู่มาเทียบกับผังมาตรฐานของระบบใหม่

ยอดยกมา ณ วันเริ่ม

• สต๊อกคงเหลือ: นับจริงวันก่อนเริ่ม ไม่ใช้ตัวเลขจากระบบเดิมโดยไม่นับ ส่วนต่างที่พบคือกำไร/ขาดทุนที่ควรรู้ก่อนย้าย
• ลูกหนี้: รายบิลที่ยังไม่ได้รับเงิน พร้อมวันครบกำหนด
• เจ้าหนี้: รายบิลที่ยังไม่จ่าย และหัก ณ ที่จ่ายที่ยังไม่ได้นำส่ง
• เงินสดและเงินฝาก: ยอดตามสมุดธนาคาร ณ สิ้นวันก่อนเริ่ม
• สินทรัพย์ถาวร: ราคาทุน วันที่ซื้อ และค่าเสื่อมสะสม

สัปดาห์แรกหลังย้าย

ขายคู่กันสองระบบไม่จำเป็นและมักทำให้พลาด ให้ปิดระบบเดิมในวันเริ่ม แต่เก็บสิทธิ์อ่านย้อนหลังไว้อย่างน้อยจนปิดงบปี ทุกสิ้นวันของสัปดาห์แรกเทียบยอดเงินสดในลิ้นชักกับรายงานปิดกะ และเทียบสต๊อกสินค้าขายดี 10 รายการกับของจริง ถ้าตรง 5 วันติด ระบบใหม่ไว้ใจได้

ย้ายมา GORINY ต้องทำอย่างไร

สินค้าและลูกค้านำเข้าเองได้จากไฟล์ Excel หรือ CSV ที่ปุ่มนำเข้าจากไฟล์ในหน้าสินค้าและหน้าลูกค้า ใช้ไฟล์จากโปรแกรมเดิมได้เลย ระบบเดาว่าคอลัมน์ไหนคืออะไร ตรวจทุกแถวให้ดูก่อนบันทึก ไฟล์ละไม่เกิน 20,000 แถว และใส่สต๊อกยกมาแยกสาขาในไฟล์เดียวกันได้

ลูกหนี้ที่ยังค้างจากโปรแกรมเดิม นำเข้าเป็นรายบิลพร้อมเลขที่เดิม วันที่ และวันครบกำหนดที่หน้านำเข้ายอดลูกหนี้ยกมา รับชำระต่อได้ทันทีและไม่ถูกนับเป็นยอดขายของเดือนแรก ถ้านำเข้าผิด ยกเลิกทั้งชุดได้ภายใน 7 วัน

เจ้าหนี้ยกมา เงินสด และสินทรัพย์ถาวร ยังต้องบันทึกในโปรแกรมเอง ถ้าอยากให้ทีมช่วยดูไฟล์ก่อนวันเริ่ม ติดต่อเราได้ที่หน้าติดต่อ ส่วนข้อมูลลงเวลาจากเครื่องสแกนนิ้วและค่าโฆษณา นำเข้าเองได้จากไฟล์ตามแม่แบบในโปรแกรม

คำถามที่พบบ่อย

ต้องย้ายประวัติการขายเก่าทั้งหมดไหม

ไม่จำเป็น ระบบใหม่ต้องการแค่ยอดยกมา ณ วันเริ่ม ประวัติเก่าเก็บไว้ในระบบเดิมหรือไฟล์ส่งออกเพื่ออ้างอิงก็พอ

ย้ายกลางปีกระทบงบการเงินไหม

ไม่กระทบถ้ายอดยกมาถูกต้อง งบทั้งปีคือยอดจากระบบเดิมถึงวันก่อนเริ่ม บวกยอดจากระบบใหม่ สำนักงานบัญชีรวมให้ได้

ใช้เวลาเท่าไร

ขึ้นกับความพร้อมของข้อมูลหลัก ถ้าตารางสินค้าและลูกค้าสะอาดแล้ว การตั้งต้นใช้เวลาไม่กี่วัน ส่วนที่ใช้เวลาจริงคือการนับสต๊อก

ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง