บทความ | อัปเดต 22 ตุลาคม 2569
ออกใบกำกับภาษีด้วย Excel ได้ไหม ต้องระวังอะไร
ได้ กรมสรรพากรตอบข้อหารือไว้ว่าใบกำกับภาษีเต็มรูปที่จัดทำด้วยคอมพิวเตอร์ทั้งฉบับทำได้ ไม่ต้องขออนุมัติก่อน แต่ต้องมีรายการครบตามกฎหมาย มีเลขที่เรียงลำดับ ห้ามแก้หลังออกใบ และต้องเก็บสำเนาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี จุดเหล่านี้คือที่ Excel พลาดง่ายที่สุด
จุดเสี่ยง 5 ข้อของใบกำกับภาษีที่ทำใน Excel
เลขที่ใบกำกับภาษี
กฎหมายว่าอย่างไร: ต้องมีหมายเลขลำดับ ใบที่ไม่มีเลขลำดับผู้ซื้อเอาไปใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้
ใน Excel พลาดเพราะ: คัดลอกไฟล์ใบเก่ามาแก้ ลืมเปลี่ยนเลข เลขซ้ำหรือข้าม
แก้ไขหลังออกใบ
กฎหมายว่าอย่างไร: ใบเต็มรูปห้ามขีดฆ่า ขูดลบ หรือต่อเติม ถ้าแก้ ภาษีซื้อของผู้ซื้อเป็นภาษีซื้อต้องห้าม
ใน Excel พลาดเพราะ: เปิดไฟล์เดิมแก้ตัวเลขแล้วพิมพ์ใหม่ เลขเดิม เนื้อหาไม่ตรงฉบับแรก
สำเนาใบกำกับภาษี
กฎหมายว่าอย่างไร: ต้องจัดทำสำเนาและเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับจากวันที่ออก
ใน Excel พลาดเพราะ: ไฟล์ถูกเขียนทับ หรืออยู่ในเครื่องเดียวที่เสียได้
รายการไม่ครบ
กฎหมายว่าอย่างไร: ต้องมีรายการครบ เช่นคำว่า ใบกำกับภาษี เลขผู้เสียภาษี สำนักงานใหญ่หรือสาขา และ VAT แยกจากราคา
ใน Excel พลาดเพราะ: แม่แบบเก่าไม่มีช่องสาขา หรือสูตร VAT ถูกลากผิดแถว
ใบที่ออกเป็นชุด
กฎหมายว่าอย่างไร: ถ้าออกพร้อมเอกสารอื่นเป็นชุด ต้องมีคำว่า เอกสารออกเป็นชุด และสำเนาต้องมีคำว่า สำเนาใบกำกับภาษี ถ้าทำด้วยคอมพิวเตอร์ทั้งฉบับ ข้อความนี้ต้องมาจากคอมพิวเตอร์ ห้ามประทับตรายาง
ใน Excel พลาดเพราะ: พิมพ์ใบเดียวแล้วถ่ายสำเนา หรือปั๊มตรายางคำว่าสำเนาเอง
| จุดเสี่ยง | กฎหมายว่าอย่างไร | ใน Excel พลาดเพราะ |
|---|---|---|
| เลขที่ใบกำกับภาษี | ต้องมีหมายเลขลำดับ ใบที่ไม่มีเลขลำดับผู้ซื้อเอาไปใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้ | คัดลอกไฟล์ใบเก่ามาแก้ ลืมเปลี่ยนเลข เลขซ้ำหรือข้าม |
| แก้ไขหลังออกใบ | ใบเต็มรูปห้ามขีดฆ่า ขูดลบ หรือต่อเติม ถ้าแก้ ภาษีซื้อของผู้ซื้อเป็นภาษีซื้อต้องห้าม | เปิดไฟล์เดิมแก้ตัวเลขแล้วพิมพ์ใหม่ เลขเดิม เนื้อหาไม่ตรงฉบับแรก |
| สำเนาใบกำกับภาษี | ต้องจัดทำสำเนาและเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีนับจากวันที่ออก | ไฟล์ถูกเขียนทับ หรืออยู่ในเครื่องเดียวที่เสียได้ |
| รายการไม่ครบ | ต้องมีรายการครบ เช่นคำว่า ใบกำกับภาษี เลขผู้เสียภาษี สำนักงานใหญ่หรือสาขา และ VAT แยกจากราคา | แม่แบบเก่าไม่มีช่องสาขา หรือสูตร VAT ถูกลากผิดแถว |
| ใบที่ออกเป็นชุด | ถ้าออกพร้อมเอกสารอื่นเป็นชุด ต้องมีคำว่า เอกสารออกเป็นชุด และสำเนาต้องมีคำว่า สำเนาใบกำกับภาษี ถ้าทำด้วยคอมพิวเตอร์ทั้งฉบับ ข้อความนี้ต้องมาจากคอมพิวเตอร์ ห้ามประทับตรายาง | พิมพ์ใบเดียวแล้วถ่ายสำเนา หรือปั๊มตรายางคำว่าสำเนาเอง |
ถ้ายังใช้ Excel อยู่ ทำแบบนี้
รายการที่ต้องมีบนใบกำกับภาษีครบทุกข้อ ดูบทความ ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องต้องมีอะไรบ้าง
- เก็บทะเบียนเลขที่แยกไว้ ออกใบใหม่ทุกครั้งต้องจดเลขลงทะเบียนก่อน
- ออกใบแล้วบันทึกเป็น PDF ล็อกไว้ ห้ามกลับไปแก้ไฟล์เดิม
- ใบที่ส่งให้ลูกค้าไปแล้วผิด ให้ออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้อ้างใบเดิม ไม่แก้ใบเดิม
- สำรองโฟลเดอร์สำเนาไว้อีกที่ เช่นไดรฟ์ออนไลน์ และเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
- ตรวจแม่แบบกับรายการที่กฎหมายกำหนดปีละครั้ง
ทำในโปรแกรม
ใน GORINY ใบกำกับภาษีเต็มรูปออกจากหน้าการขาย เลขที่เอกสารรันต่อเนื่องให้เอง เอกสารที่ออกแล้วแก้ไม่ได้ ถ้าบิลผิดให้ออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้อ้างบิลเดิม ยอดเข้ารายงานภาษีขายตรงกับใบที่ลูกค้าถือ และเอกสารเก็บอยู่ในระบบที่สำรองข้อมูลทุกคืน
คำถามที่พบบ่อย
- ใช้ Excel ออกใบกำกับภาษีต้องขออนุญาตกรมสรรพากรไหม
- ใบกำกับภาษีเต็มรูปที่ทำด้วยคอมพิวเตอร์ทั้งฉบับไม่ต้องขออนุมัติก่อน ตามข้อหารือของกรมสรรพากร แต่รายการต้องครบตามกฎหมาย
- ส่งใบกำกับภาษีให้ลูกค้าไปแล้วพบว่าผิด แก้ใบเดิมได้ไหม
- ไม่ได้ ใบเต็มรูปห้ามแก้ไข ให้ออกใบลดหนี้หรือใบเพิ่มหนี้อ้างใบเดิม
- ใบกำกับภาษีไม่มีเลขที่ จะเป็นอะไรไหม
- ผู้ซื้อเอาไปใช้เป็นภาษีซื้อไม่ได้ และผู้ออกมีความผิดฐานรายการไม่ครบ ปรับไม่เกิน 2,000 บาท
แหล่งอ้างอิง
ตรวจกับประกาศของหน่วยงานรัฐ ณ วันที่ 22 ตุลาคม 2569
ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง
รับบทความใหม่และถามเรื่องภาษีร้านค้าทาง LINE
เพิ่มเพื่อน LINE OA ของ GORINY เราส่งเฉพาะเรื่องที่ร้านใช้ได้จริง
ลองกับข้อมูลร้านของคุณ
ทดลองใช้ 14 วัน ไม่ต้องผูกบัตร ส่งข้อความมาแล้วเราตอบภายใน 1 วันทำการ