ทำบัญชีร้านด้วย Excel พอไหม ต่างจากบัญชีจริงตรงไหน

กิจการแบบไหนต้องทำอะไร

รายงานเงินสดรับ-จ่าย ต่างจากบัญชีจริงอย่างไร

รายงานเงินสดรับ-จ่ายจดแค่เงินที่เข้าและออกจริงในแต่ละวัน เหมาะกับร้านที่ขายเงินสดเป็นหลัก เพราะยอดเงินที่ได้ก็คือยอดขาย ส่วนบัญชีจริงบันทึกทุกรายการสองฝั่ง เช่นขายเชื่อหนึ่งบิล บัญชีจะบันทึกทั้งรายได้และลูกหนี้ แม้ยังไม่ได้รับเงิน ซื้อของเข้าร้านก็บันทึกเป็นสินค้าคงเหลือ ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทั้งก้อน

ผลคือรายงานเงินสดบอกได้ว่าเดือนนี้เงินเข้ามากกว่าออกหรือไม่ แต่บอกไม่ได้ว่ากำไรจริงเท่าไร ใครค้างจ่ายเราอยู่ เราค้างจ่ายใคร และของในร้านมีมูลค่าเท่าไร เดือนที่ซื้อของเข้าเยอะอาจดูเหมือนขาดทุน ทั้งที่ของยังอยู่บนชั้นครบ

สัญญาณว่า Excel เริ่มไม่พอ

• เริ่มขายเชื่อ และมีลูกค้าค้างจ่ายหลายราย
• สต๊อกมีมูลค่าสูง อยากรู้ต้นทุนขายและกำไรจริงรายเดือน
• จด VAT แล้ว ต้องทำรายงานภาษีขาย ภาษีซื้อ และรายงานสินค้าให้ตรงกัน
• จดเป็นบริษัทหรือห้างหุ้นส่วน ต้องส่งตัวเลขให้ผู้ทำบัญชีทุกเดือน
• ผู้ทำบัญชีถามกลับทุกเดือนว่าตัวเลขนี้มาจากไหน

ถ้ายังใช้ Excel ทำให้ถูกแบบนี้

• ลงรายรับรายจ่ายภายใน 3 วันทำการ ไม่ปล่อยไว้ลงทีเดียวตอนสิ้นเดือน
• ทุกบรรทัดมีเอกสารรองรับ เช่นบิลขาย ใบเสร็จค่าของ และเก็บเอกสารไว้เป็นระเบียบ
• แยกเงินส่วนตัวกับเงินร้าน ใช้บัญชีธนาคารแยกกัน
• สรุปยอดรายรับรายจ่ายทุกเดือน ใช้เป็นหลักฐานตอนยื่นภาษีเงินได้
• สำรองไฟล์ไว้นอกเครื่อง เพราะไฟล์เดียวเสียคือหลักฐานหายทั้งปี

ทำในโปรแกรม

ใน GORINY ขายหนึ่งบิล ระบบลงบัญชีให้ทันที ทั้งรายได้ ภาษีขาย ต้นทุนสินค้า และลูกหนี้ถ้าเป็นการขายเชื่อ บิลซื้อและค่าใช้จ่ายก็ลงบัญชีเช่นกัน รายงานภาษีขาย ภาษีซื้อ และงบการเงินรวมจากรายการจริง เชิญผู้ทำบัญชีเข้าร้านด้วยอีเมลเพื่อเปิดดูสมุดบัญชีและรายงานชุดเดียวกันได้ ไม่ต้องส่งไฟล์ไปมา โปรแกรมไม่ได้มาแทนผู้ทำบัญชี แต่ทำให้ตัวเลขที่ส่งถึงมือผู้ทำบัญชีครบและตรงกันตั้งแต่ต้น

คำถามที่พบบ่อย

ร้านเล็ก ไม่จด VAT ต้องทำบัญชีไหม

ถ้าเป็นบุคคลธรรมดาที่มีเงินได้ตามมาตรา 40(5) ถึง (8) ต้องทำบัญชีหรือรายงานแสดงรายได้และรายจ่ายตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรฉบับที่ 161 ซึ่งก็คือรายงานเงินสดรับ-จ่าย

บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน ใช้ Excel เป็นบัญชีได้ไหม

ต้องทำบัญชีตาม พ.ร.บ.การบัญชี และมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด Excel ใช้จดตัวเลขส่งผู้ทำบัญชีได้ แต่ไม่ได้ทำให้หน้าที่ทำบัญชีหมดไป

ใช้โปรแกรมบัญชีแล้ว ยังต้องมีผู้ทำบัญชีไหม

บริษัทและห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนยังต้องมี โปรแกรมช่วยให้ข้อมูลครบและตรงกัน ผู้ทำบัญชีจึงทำงานเร็วขึ้น

แหล่งอ้างอิง

ตรวจกับประกาศของหน่วยงานรัฐ ณ วันที่ 22 ตุลาคม 2569

• ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีเงินได้ ฉบับที่ 161 บัญชีหรือรายงานแสดงรายได้และรายจ่าย
• กรมสรรพากร วิธีการจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย
• พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 (กรมพัฒนาธุรกิจการค้า)
• กรมสรรพากร คู่มือใบกำกับภาษี

ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง