จดยอดขายใน Excel ปิดร้านแล้วเงินในลิ้นชักไม่ตรง แก้อย่างไร

สาเหตุที่พบบ่อย

ปิดยอดประจำวันทีละขั้น

• พิมพ์หรือดูยอดขายของวันแยกตามช่องทาง เงินสด เงินโอน และบัตร
• นับเงินสดในลิ้นชัก แล้วหักเงินทอนตั้งต้นออก
• บวกเงินที่หยิบออกระหว่างวันพร้อมใบเสร็จกลับเข้าไป
• เทียบกับยอดขายเงินสด ถ้าต่างให้นับซ้ำก่อนสรุป
• ตรวจยอดเงินโอนกับรายการเข้าบัญชีธนาคารของวันนั้น
• จดส่วนต่างพร้อมเหตุผลและชื่อคนปิดยอด เก็บไว้ทุกวัน

ทำไม Excel ทำให้ตรวจย้อนหลังยาก

ไฟล์ Excel แก้ตัวเลขย้อนหลังได้โดยไม่เหลือร่องรอยว่าใครแก้เมื่อไร เมื่อเงินขาดซ้ำหลายวัน จึงหาไม่ได้ว่าเริ่มผิดตรงไหน และทุกคนที่เปิดไฟล์ได้ก็แก้ได้ การปิดยอดที่ดีจึงต้องมีบันทึกที่แก้ทับไม่ได้ อย่างน้อยให้บันทึกเป็นไฟล์ PDF หรือรูปถ่ายใบปิดยอดของแต่ละวันเก็บไว้

ทำในโปรแกรม

ใน GORINY พนักงานเปิดกะและปิดกะพร้อมนับเงินในลิ้นชัก ระบบเทียบยอดขายกับเงินที่นับได้ให้เห็นส่วนต่างทันที รับชำระได้ทั้งเงินสด โอน และบัตร จึงแยกยอดแต่ละช่องทางให้เอง เงินที่หยิบเข้าออกลิ้นชักและส่วนต่างตอนปิดกะลงบัญชีให้ เจ้าของกำหนดได้ว่าใครยกเลิกบิลหรือให้ส่วนลดได้ และทุกการกระทำมีบันทึกว่าใครทำเมื่อไร

คำถามที่พบบ่อย

เงินขาดเล็กน้อยทุกวัน ต้องทำอย่างไร

จดส่วนต่างทุกวันพร้อมชื่อคนปิดยอด แล้วดูว่าเกิดกับกะหรือช่องทางไหนบ่อย ส่วนใหญ่จะเห็นรูปแบบภายในสองสัปดาห์

ลูกค้าโอนเงิน ต้องจดแยกไหม

ต้อง ถ้าปนกับเงินสด ลิ้นชักจะขาดเท่ากับยอดโอนทุกครั้ง และตรวจกับบัญชีธนาคารไม่ได้

ควรนับเงินวันละกี่ครั้ง

อย่างน้อยตอนเปลี่ยนคนขายและตอนปิดร้าน ร้านที่มีหลายกะควรนับทุกครั้งที่เปลี่ยนกะ

ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง