ควรนับสต๊อกบ่อยแค่ไหน

ของขายดีนับทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน ของหมุนช้านับห่างกว่านั้น และนับทั้งร้านอย่างน้อยปีละครั้ง

ของหายจริง ต้องบันทึกอย่างไร

ปรับลดสต๊อกตามที่นับได้พร้อมจดเหตุผล ส่วนการลงบัญชีของที่หาย ให้ผู้ทำบัญชีของร้านพิจารณา

เปลี่ยนไปใช้ Google Sheets แก้ปัญหาได้ไหม

ช่วยเรื่องหลายคนเปิดไฟล์เดียวกันได้ แต่ยังต้องหักสต๊อกและบวกของเข้าเองเหมือนเดิม สาเหตุส่วนใหญ่ในตารางจึงยังเกิดได้

บทความ | อัปเดต 22 ตุลาคม 2569

สต๊อกใน Excel ไม่ตรงของจริง สาเหตุที่พบบ่อยและวิธีแก้

ยอดในไฟล์ Excel ไม่ตรงกับของบนชั้น ส่วนใหญ่ไม่ได้แปลว่าของหาย แต่เกิดจากการบันทึกที่ตกหล่นหรือผิดที่ เช่นขายแล้วลืมหัก รับของแล้วไม่ได้บวก หรือสูตรรวมผิดแถว วิธีแก้คือหาว่าส่วนต่างมาจากขั้นไหน ปรับยอดพร้อมจดเหตุผล แล้วเปลี่ยนวิธีบันทึกไม่ให้ต้องพิมพ์ซ้ำหลายที่

สาเหตุ 7 ข้อที่พบบ่อย

ขายแล้วไม่ได้หักสต๊อก

อาการที่เห็น: ไฟล์มีของมากกว่าที่เห็นบนชั้น

วิธีกัน: หักสต๊อกจากบิลขายทุกครั้ง ไม่จดย้อนหลังตอนเย็น

รับของเข้าไม่ได้บวก หรือบวกซ้ำ

อาการที่เห็น: ไฟล์น้อยกว่าจริง หรือมากกว่าจริงเท่ากับของหนึ่งเที่ยว

วิธีกัน: บันทึกรับของจากใบส่งของทีละใบ แล้วทำเครื่องหมายใบที่บันทึกแล้ว

หน่วยนับไม่ตรง ซื้อเป็นลัง ขายเป็นชิ้น

อาการที่เห็น: ส่วนต่างเป็นทวีคูณของจำนวนในลัง

วิธีกัน: ตั้งหน่วยและจำนวนต่อลังไว้ที่เดียว ใช้ทุกครั้งที่รับและขาย

รหัสสินค้าซ้ำ หรือชื่อคล้ายกัน

อาการที่เห็น: ตัวหนึ่งเกิน อีกตัวขาดพอ ๆ กัน

วิธีกัน: หนึ่งสินค้าหนึ่งรหัส ห้ามสร้างแถวใหม่ให้สินค้าเดิม

สูตรรวมผิดช่วง หรือถูกลากทับ

อาการที่เห็น: ยอดรวมไม่เท่าผลรวมของรายการ

วิธีกัน: ล็อกช่องที่เป็นสูตร และเทียบยอดรวมกับรายการทุกเดือน

ของเสีย ของแถม หรือเบิกใช้เอง ไม่ได้บันทึก

อาการที่เห็น: ไฟล์มากกว่าจริงเล็กน้อยทุกเดือน

วิธีกัน: บันทึกเบิกออกพร้อมเหตุผลทุกครั้ง

ไฟล์หลายเวอร์ชัน

อาการที่เห็น: แต่ละคนเห็นยอดไม่เท่ากัน

วิธีกัน: ใช้ไฟล์เดียว หรือระบบที่ทุกคนเห็นตัวเลขชุดเดียวกัน

สาเหตุ	อาการที่เห็น	วิธีกัน
ขายแล้วไม่ได้หักสต๊อก	ไฟล์มีของมากกว่าที่เห็นบนชั้น	หักสต๊อกจากบิลขายทุกครั้ง ไม่จดย้อนหลังตอนเย็น
รับของเข้าไม่ได้บวก หรือบวกซ้ำ	ไฟล์น้อยกว่าจริง หรือมากกว่าจริงเท่ากับของหนึ่งเที่ยว	บันทึกรับของจากใบส่งของทีละใบ แล้วทำเครื่องหมายใบที่บันทึกแล้ว
หน่วยนับไม่ตรง ซื้อเป็นลัง ขายเป็นชิ้น	ส่วนต่างเป็นทวีคูณของจำนวนในลัง	ตั้งหน่วยและจำนวนต่อลังไว้ที่เดียว ใช้ทุกครั้งที่รับและขาย
รหัสสินค้าซ้ำ หรือชื่อคล้ายกัน	ตัวหนึ่งเกิน อีกตัวขาดพอ ๆ กัน	หนึ่งสินค้าหนึ่งรหัส ห้ามสร้างแถวใหม่ให้สินค้าเดิม
สูตรรวมผิดช่วง หรือถูกลากทับ	ยอดรวมไม่เท่าผลรวมของรายการ	ล็อกช่องที่เป็นสูตร และเทียบยอดรวมกับรายการทุกเดือน
ของเสีย ของแถม หรือเบิกใช้เอง ไม่ได้บันทึก	ไฟล์มากกว่าจริงเล็กน้อยทุกเดือน	บันทึกเบิกออกพร้อมเหตุผลทุกครั้ง
ไฟล์หลายเวอร์ชัน	แต่ละคนเห็นยอดไม่เท่ากัน	ใช้ไฟล์เดียว หรือระบบที่ทุกคนเห็นตัวเลขชุดเดียวกัน

นับแล้วไม่ตรง ทำอย่างไรต่อ

นับซ้ำเฉพาะตัวที่ต่าง ก่อนสรุปว่าของหาย
ไล่รายการเข้าออกของสินค้าตัวนั้นตั้งแต่นับครั้งก่อน
ดูว่าส่วนต่างเป็นทวีคูณของจำนวนในลังหรือแพ็กไหม
ปรับยอดตามที่นับได้ พร้อมจดเหตุผลและวันที่
นับเป็นรอบ ของขายดีนับบ่อย ของหมุนช้านับน้อยกว่า

ทำในโปรแกรม

ใน GORINY ขายแล้วสต๊อกตัดทุกบิล รับเข้า เบิกออก และโอนระหว่างสาขามีเอกสารอ้างอิงทุกครั้ง ตรวจนับได้จากมือถือหน้าชั้นวาง ระบบเทียบกับยอดในระบบและให้บันทึกเหตุผลของส่วนต่างก่อนปรับ จึงย้อนดูได้ว่าใครปรับ เพราะอะไร และกระทบต้นทุนเท่าไร ตั้งจุดสั่งซื้อไว้แล้วระบบเตือนเมื่อสินค้าใกล้หมด ถ้าย้ายจาก Excel ใช้ไฟล์เดิมนำเข้าพร้อมสต๊อกยกมาได้

คำถามที่พบบ่อย

ควรนับสต๊อกบ่อยแค่ไหน: ของขายดีนับทุกสัปดาห์หรือทุกเดือน ของหมุนช้านับห่างกว่านั้น และนับทั้งร้านอย่างน้อยปีละครั้ง
ของหายจริง ต้องบันทึกอย่างไร: ปรับลดสต๊อกตามที่นับได้พร้อมจดเหตุผล ส่วนการลงบัญชีของที่หาย ให้ผู้ทำบัญชีของร้านพิจารณา
เปลี่ยนไปใช้ Google Sheets แก้ปัญหาได้ไหม: ช่วยเรื่องหลายคนเปิดไฟล์เดียวกันได้ แต่ยังต้องหักสต๊อกและบวกของเข้าเองเหมือนเดิม สาเหตุส่วนใหญ่ในตารางจึงยังเกิดได้