บทความ | อัปเดต 29 ตุลาคม 2569
ระบบจัดซื้อคืออะไร ใบสั่งซื้อใช้ทำอะไร พร้อมขั้นตอนจริง
ระบบจัดซื้อคือระบบที่ดูแลการซื้อของเข้ากิจการ ตั้งแต่ออกใบสั่งซื้อให้ผู้ขาย รับสินค้า บันทึกหนี้ที่ต้องจ่าย จนถึงจ่ายเงิน ใบสั่งซื้อหรือ PO ย่อมาจาก Purchase Order คือเอกสารที่ร้านส่งให้ผู้ขายเพื่อยืนยันว่าจะซื้ออะไร จำนวนเท่าไร ราคาเท่าไร และส่งเมื่อไร
เอกสารจัดซื้อมีอะไรบ้าง
การซื้อของหนึ่งครั้งมักมีเอกสาร 4 ใบ ร้านเล็กบางร้านข้ามใบแรกได้
ใบขอซื้อ (PR)
ใครออก: พนักงานในร้าน
ใช้ทำอะไร: ขอให้หัวหน้าอนุมัติว่าจะซื้อ
ใบสั่งซื้อ (PO)
ใครออก: ร้านส่งให้ผู้ขาย
ใช้ทำอะไร: ยืนยันรายการ จำนวน ราคา และวันส่ง
ใบรับสินค้า (GRN)
ใครออก: ร้านบันทึกตอนของมาถึง
ใช้ทำอะไร: ยืนยันว่ารับของจริงเท่าไร เข้าสต๊อก
ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษี
ใครออก: ผู้ขายออก
ใช้ทำอะไร: เรียกเก็บเงิน และใช้ขอคืนภาษีซื้อ
| เอกสาร | ใครออก | ใช้ทำอะไร |
|---|---|---|
| ใบขอซื้อ (PR) | พนักงานในร้าน | ขอให้หัวหน้าอนุมัติว่าจะซื้อ |
| ใบสั่งซื้อ (PO) | ร้านส่งให้ผู้ขาย | ยืนยันรายการ จำนวน ราคา และวันส่ง |
| ใบรับสินค้า (GRN) | ร้านบันทึกตอนของมาถึง | ยืนยันว่ารับของจริงเท่าไร เข้าสต๊อก |
| ใบแจ้งหนี้และใบกำกับภาษี | ผู้ขายออก | เรียกเก็บเงิน และใช้ขอคืนภาษีซื้อ |
ทำไมต้องมีใบสั่งซื้อ
- ตกลงราคากันไว้ก่อน ของมาถึงแล้วเทียบได้ว่าราคาในบิลตรงไหม
- รู้ว่าสั่งอะไรไปแล้วบ้าง ไม่สั่งซ้ำ
- ตรวจได้ว่าของมาครบหรือยัง ค้างอีกเท่าไร
- ให้เจ้าของอนุมัติก่อนซื้อของยอดสูง
- ต้นทุนสินค้าที่ใช้ตั้งราคาขายมาจากราคาที่ตกลงจริง
ตัวอย่าง สั่งของแล้วรับไม่ครบในรอบเดียว
สมมติโรงงานน้ำพริกสั่งพริกแห้ง 50 กิโลกรัม กิโลกรัมละ 300 บาท ยอดก่อนภาษี 15,000 บาท VAT 1,050 บาท รวม 16,050 บาท ผู้ขายส่งของมา 2 รอบ
ออกใบสั่งซื้อ
เกิดอะไรขึ้น: สั่ง 50 กิโลกรัม ราคา 300 บาท
ผลในระบบ: ใบสั่งซื้อรอรับของ
รับรอบแรก
เกิดอะไรขึ้น: ของมา 40 กิโลกรัม
ผลในระบบ: สต๊อกเพิ่ม 40 กิโลกรัม ตั้งหนี้ 12,840 บาท ใบสั่งซื้อเป็นรับบางส่วน
รับรอบสอง
เกิดอะไรขึ้น: ของมาอีก 10 กิโลกรัม
ผลในระบบ: สต๊อกเพิ่มอีก 10 กิโลกรัม ตั้งหนี้เพิ่ม 3,210 บาท ใบสั่งซื้อรับครบ
จ่ายเงิน
เกิดอะไรขึ้น: โอนให้ผู้ขาย 16,050 บาท
ผลในระบบ: หนี้ผู้ขายหมด ภาษีซื้อ 1,050 บาทเข้ารายงานภาษีซื้อ
| ขั้น | เกิดอะไรขึ้น | ผลในระบบ |
|---|---|---|
| ออกใบสั่งซื้อ | สั่ง 50 กิโลกรัม ราคา 300 บาท | ใบสั่งซื้อรอรับของ |
| รับรอบแรก | ของมา 40 กิโลกรัม | สต๊อกเพิ่ม 40 กิโลกรัม ตั้งหนี้ 12,840 บาท ใบสั่งซื้อเป็นรับบางส่วน |
| รับรอบสอง | ของมาอีก 10 กิโลกรัม | สต๊อกเพิ่มอีก 10 กิโลกรัม ตั้งหนี้เพิ่ม 3,210 บาท ใบสั่งซื้อรับครบ |
| จ่ายเงิน | โอนให้ผู้ขาย 16,050 บาท | หนี้ผู้ขายหมด ภาษีซื้อ 1,050 บาทเข้ารายงานภาษีซื้อ |
ระบบจัดซื้อใน ERP ดีกว่าจดเองอย่างไร
ถ้าจัดซื้อด้วยกระดาษหรือ Excel ต้องจดเองว่าสั่งอะไร รับมาเท่าไร ค้างจ่ายใคร แล้วไปบวกสต๊อกและลงบัญชีอีกรอบ ถ้าระบบจัดซื้ออยู่ใน ERP กดรับของครั้งเดียว สต๊อกเพิ่ม ต้นทุนถูกคิด หนี้ผู้ขายถูกตั้ง และภาษีซื้อเข้ารายงานเอง พอถึงวันจ่ายก็เห็นว่าบิลไหนครบกำหนด
ร้านที่มีพนักงานสั่งของแทนเจ้าของ ควรมีกติกาอนุมัติ เช่น ใบสั่งซื้อเกิน 20,000 บาทต้องให้เจ้าของกดอนุมัติก่อน ระบบจะไม่ให้คนสั่งอนุมัติเรื่องของตัวเอง
ระบบจัดซื้อใน GORINY
GORINY ออกใบสั่งซื้อได้ทั้งเงินบาทและเงินตราต่างประเทศ ทำเครื่องหมายว่าส่งให้ผู้ขายแล้ว รับสินค้าทีละส่วนได้ ใช้ราคาในใบสั่งซื้อคิดต้นทุนสต๊อกและตั้งหนี้ผู้ขายให้เอง ผู้ขายที่ไม่ได้จด VAT ยอดจ่ายไม่บวก VAT ตั้งกติกาอนุมัติหลายขั้นสำหรับใบสั่งซื้อและการจ่ายเจ้าหนี้ได้ คนส่งอนุมัติเรื่องตัวเองไม่ได้ ดูราคาซื้อล่าสุดของผู้ขาย และหักภาษี ณ ที่จ่ายตอนจ่ายเงินได้ GORINY ยังไม่มีใบขอซื้อ ร้านที่ต้องการขั้นขอซื้อใช้การอนุมัติใบสั่งซื้อแทนได้
คำถามที่พบบ่อย
- ใบสั่งซื้อคืออะไร
- ใบสั่งซื้อหรือ PO คือเอกสารที่ผู้ซื้อส่งให้ผู้ขาย บอกรายการ จำนวน ราคา และวันส่งที่ตกลงกัน ใช้เป็นหลักฐานการสั่งซื้อ
- ใบสั่งซื้อกับใบขอซื้อต่างกันอย่างไร
- ใบขอซื้อใช้ภายในร้าน ให้พนักงานขอหัวหน้าอนุมัติว่าจะซื้อ ส่วนใบสั่งซื้อส่งออกไปให้ผู้ขายเพื่อสั่งของจริง
- ใบสั่งซื้อใช้แทนใบกำกับภาษีได้ไหม
- ไม่ได้ ใบสั่งซื้อออกโดยผู้ซื้อ ส่วนใบกำกับภาษีต้องออกโดยผู้ขายที่จด VAT ร้านใช้ใบกำกับภาษีจากผู้ขายเพื่อขอคืนภาษีซื้อ
- ร้านเล็กต้องใช้ระบบจัดซื้อไหม
- ถ้าซื้อของจากผู้ขายเจ้าประจำหลายราย ซื้อเป็นเงินเชื่อ หรือมีพนักงานสั่งของแทน ระบบจัดซื้อช่วยไม่ให้สั่งซ้ำ จ่ายผิด หรือลืมจ่าย
ฟีเจอร์ที่เกี่ยวข้อง
รับบทความใหม่และถามเรื่องภาษีร้านค้าทาง LINE
เพิ่มเพื่อน LINE OA ของ GORINY เราส่งเฉพาะเรื่องที่ร้านใช้ได้จริง
ลองกับข้อมูลร้านของคุณ
สมัครเองได้ทันที ทดลองฟรี 14 วัน ไม่ต้องผูกบัตร หรือลองเล่นร้านตัวอย่างก่อนก็ได้